Probablemente ya conozcas la GDPR, la nueva ley de protección de datos que cambiará las reglas del juego en marketing para las organizaciones que de alguna manera se ocupan de los datos personales de los ciudadanos de la UE.
Ya hemos discutido en detalle qué significa el GDPR para el sector hotelero, y en pocas palabras, los hoteles son uno de los negocios que más afectados por la nueva legislación, debido a la cantidad de datos personales y confidenciales que recopilan sobre sus clientes.
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Primero, recapitulamos. Aquí hay algunos puntos importantes sobre el GDPR:
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Estos son algunos aspectos de una ley compleja. En este post, hablaremos de una solución. Explicaremos cómo un CRM hotelero puede ayudarte a estar listo para la nueva ley de protección de datos con el ejemplo del CRM de HubSpot.
1. Recopilación de datos
Para recopilar los datos legalmente, debes recibir el consentimiento “otorgado libremente, específico, informado y no ambiguo” de un usuario. Para lograrlo, debes notificar cláramente a esta persona, explicándole en un lenguaje legal “claro y sencillo” qué datos se están capturando exactamente, para qué fines, por cuánto tiempo se almacenarán, quién tendrá acceso a ellos y cuáles son sus derechos respecto a esta actividad.
¿Cómo te puede ayudar un CRM?
Aviso claro. El CRM de HubSpot facilita la elaboración de un aviso claro gracias a un proceso simple de creación de páginas de destinos (landing pages) y formularios. El conjunto de herramientas te ayudará a informar al usuario sobre cómo se usarán, almacenarán y procesarán sus datos y sobre sus derechos.
Consentimiento afirmativo. Puede registrar el consentimiento afirmativo a través de los formularios mediante las opciones opt-in o doble opt-in..
Si no estás familiarizado con el término, el “doble opt-in” es un proceso de confirmación de 2 pasos en el que un usuario confirma su dirección de correo electrónico después de registrarse inicialmente. El GDPR no especifica si la forma de doble opt-in de consentimiento es obligatorio, pero muchas organizaciones eligen esta opción como una medida de protección adicional para probar que obtuvieron el consentimiento requerido.
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2. Almacenamiento y procesamiento de datos
El objetivo del GDPR es capacitar a las personas para controlar sus datos personales. La nueva legislación establece reglas estrictas para que las organizaciones garanticen que se protejan y refuercen los derechos de las personas.
Las personas siempre tenían el derecho de exigir el acceso a los datos personales. Sin embargo, con el GDPR el marco de tiempo se vuelve más estricto al igual que las sanciones por violación de los derechos de los sujetos de los datos.
Las personas pueden solicitar acceso a sus datos personales y las organizaciones están obligadas a proporcionar información completa sobre el lugar y el momento de adquirir los datos, el propósito del procesamiento, la categoría de datos personales, el período de retención y la información de almacenamiento. Las personas también pueden modificar sus datos personales al exigir que el controlador de datos o el procesador de datos corrijan los datos.
¿Cómo puede ayudarte un CRM?
Exportación de contactos. Con el CRM de HubSpot puedes exportar fácilmente los datos del registro de una persona en un formato fácil de usar (un proceso requerido por el GDPR) que es muy simple y sólo lleva unos segundos.
Modificar y actualizar datos. El derecho de una persona a solicitar que un titular de datos modifique sus datos personales también está protegido por la legislación vigente, pero con el GDPR las restricciones serán más difíciles. La plataforma de CRM te ayudará a editar datos personales de una manera sencilla, ya sea actualizando la dirección de correo electrónico o cualquier otra solicitud.
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3. El derecho a ser olvidado
El derecho a ser olvidado también se conoce como borrado de datos o derecho de eliminación. El GDPR le da derecho a las personas a solicitar el borrado de sus datos por el controlador de datos, suspender la distribución posterior de los datos y potencialmente permitir que terceros detengan el procesamiento de los datos.
¿Cómo puede ayudarte un CRM?
Botón de cancelación de suscripción. Los correos electrónicos que envías con el software de CRM incluyen un botón para darse de baja, lo que permite que tus clientes y posibles clientes te envíen un mensaje indicando que quieren retirar su consentimiento para recibir tus emails. Esta función también ayuda a las empresas a cumplir con la legislación de privacidad electrónica de la UE que rige el marketing directo.
Preferencias de correo electrónico. Además, la plataforma ofrece a los clientes y contactos la oportunidad de elegir qué categorías de correo electrónico (newsletters, promociones y ofertas…) desean recibir cambiando las preferencias de email.
Como puedes ver, hay muchas formas en las que un CRM puede ayudarte a cumplir con la nueva ley de protección de datos. Aunque te aconsejamos que no sólo confíes en el CRM para prepararte para el GDPR, y te sugerimos que busques asesoramiento legal profesional, una plataforma de CRM fácil de usar puede facilitarte y te facilitará el proceso de ajuste.
El GDPR es un gran cambio, y muchos especialistas en marketing temen la próxima legislación. Nosotros en Amara creemos que la nueva ley de protección de datos es una oportunidad. Una oportunidad para ganar más confianza de tus clientes al ser más transparentes con tu estrategia de marketing. Sí, será más difícil captar leads nuevos y conservarlos, pero la calidad de tus contactos será mucho mayor. El GDPR es una oportunidad para todos nosotros y deberíamos verlo no como una amenaza, sino como una posible ventaja competitiva.
