1. Debe tener una razón de existir
Puede que este punto te suene algo filosófico, pero lo cierto es que es así: si vas a crear una presentación, debe haber un motivo muy importante detrás que requiera la preparación de esta misma. Vas a dedicar tiempo a crear una presentación que podría significar el acercamiento a un cliente o bien el cierre de una venta. Y su éxito depende de que tengas muy claro el motivo por el que la haces. Entonces, debes preguntarte a ti mismo “¿por qué hago esta presentación?” Tan simple como es la pregunta, la respuesta puede ser algo más compleja de lo que imaginas.
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Si tu respuesta es “para mostrar a mi cliente que mi empresa tecnológica es la mejor para él”, sentimos decirte que compartes esta misma idea con otros muchos empresarios. Esto no significa que esta idea sea negativa, porque sabemos qué importante es para ti transmitir a tu posible cliente todo el talento y experiencia que tienes en tu empresa.
Pero recaer en la misma metodología de presentar la historia de tu empresa, tus casos de éxito, tus buenos números en el mercado y los números de tus clientes anteriores, entre otros datos, realmente no son de interés para tus posibles clientes.
Es por eso que debes meditar en profundidad por qué haces esa presentación. ¿Qué es eso tan importante que debes transmitir a tu audiencia? ¿Cuál es el mensaje más valioso que quieres hacer llegar a tus posibles clientes? ¿Qué es eso tan importante que tus clientes pueden obtener al confiar en ti?
Tener claro el mensaje tan importante que quieres transmitir te permitirá desarrollar una presentación con pasión. Y esa pasión sobre tu mensaje llegará e impactará a tus posibles clientes.
Antes de empezar a trabajar en cualquier presentación, en lugar de considerar que debes hacerlo como un simple trámite empresarial, recuerda que esta presentación no debe ser sobre tu negocio. Considera por qué lo haces, qué mensaje único quieres hacer llegar a tu audiencia.
2. Debe ser educativa
Una vez has definido el mensaje que quieres hacer llegar a tu audiencia, es momento de pensar de qué manera lo vas a transmitir. Debes tener en cuenta que una presentación de diapositivas no es más que una herramienta más para tu presentación frente a tus clientes, y que tú eres en realidad el principal emisor del mensaje. Es por eso que a la hora de planificar los contenidos que transmitirás en la presentación, te asegures que tu objetivo sea educar a tus clientes.
Habrá algunos clientes que ya cuenten con experiencia o formación en herramientas o servicios tecnológicos, mientras que unos posibles nuevos clientes tengan conocimiento nulo sobre el empleo de tecnología. Sea cual sea el nivel de conocimiento de tu audiencia, la estructura de la presentación debe ser la misma, que es la estructura clásica de cualquier buen mensaje: introducción, desarrollo y conclusión.
Entonces, ¿qué elementos se deben colocar en la presentación visual? Principalmente elementos educativos, prácticos. El objetivo es conseguir que los presentes te presten atención a ti, que escuchen tu mensaje. La presentación no es más que un soporte visual, así que solo debe contener la información necesaria, aquella que eduque a tus clientes, que les aporte información práctica y útil para ellos.
Si colocas diapositivas llenas de texto sobre todo lo que vas a decir, la audiencia dejará de prestar atención a la presentación, y también a lo que estás diciendo. La clave está en colocar información que sea valiosa para ellos, que les ayude a saber más sobre tecnología y sobre qué les puede aportar a ellos.
3. Debe ser inspiradora
Te hemos mencionado que la estructura adecuada para tu presentación sería la de introducción, desarrollo y conclusión. Claro está que, para llamar la atención de tus clientes, estas tres etapas deben mantener vivo tu mensaje principal a lo largo de toda la presentación. Y para que esto ocurra, tu presentación debe inspirar a tus clientes.
Ya desde la introducción debes presentar al cliente tu mensaje, y de una manera llamativa, para que se enganchen de inmediato a la presentación. En el nudo, desarrolla los puntos clave de tu mensaje, con ese contenido educativo que nutrirá a tus clientes. Cuéntales una historia que les enriquezca. En la conclusión, en lugar de invitar a hacer preguntas a los presentes en la reunión, resume los puntos más importantes de esa historia y concluye con un mensaje final y contundente, que deje huella en tu audiencia.
Sí, al igual que tú quieres cerrar una venta, tu cliente está meditando comprar tu producto o servicio tecnológico para mejorar el rendimiento de su compañía. Y para conseguir que tome esa decisión, qué mejor manera que hacerlo a través de una historia, de un mensaje que les inspire, que despierte una emoción en ellos. Las emociones juegan un papel muy importante en la toma de decisiones importantes, y si llegas a inspirarles con tu mensaje, los estarías guiando a confiar en tu compañía.
4. Debe conectar con la audiencia
A través de tu presentación debe estar claro que diriges tu mensaje a tus clientes. Ellos se deben poder sentir reflejados en lo que comunicas, para que ellos puedan percibir que tú tienes la solución a su problema o necesidad.
La típica ronda de preguntas al concluir la presentación no es la única manera de interactuar con tu audiencia: prepara interacciones con tus clientes durante el desarrollo de la presentación, invítales a participar, a que compartan ideas, preguntas, o hasta crear algún momento de complicidad con algo de humor. La clave está, sin duda, en romper el hielo. Demostrarles que tu compañía no quiere ser una empresa más que le venda tecnología, sino que es una que busca conocerle, entender sus necesidades y aportarles una solución.
Es muy común que en un ámbito tan complejo y profesional como el tecnológico haya posibles clientes se sientan confusos, o hasta perdidos. Por una parte, si tu cliente ya tiene experiencia en el empleo de herramientas tecnológicas, podrás hablarde los temas de interés en profundidad. Si por caso contrario tus posibles clientes no tengan experiencia previa, adáptate a sus conocimientos, y hazle llegar tu mensaje de una manera clara.
Esa flexibilidad para adaptarse a las necesidades del cliente es un factor fundamental para el éxito de cualquier negocio.
5. Debe ser visualmente atractiva
Observar diapositivas sobrecargadas de texto, estadísticas, gráficos o imágenes puede resultar incómodo para la audiencia. La clave está, por supuesto, en presentar únicamente la información, las imágenes y otros elementos más imprescindibles. Porque una diapositiva con menos elementos es más fácil de ver y analizar.
El atractivo de una presentación dinámica es, pues, ofrecer una experiencia visual cómoda en las diapositivas. Por ejemplo, es recomendable escoger una fuente que facilite la lectura, que sea constante en la presentación, y evitar la combinación de muchas fuentes, ya que puede causar cierta confusión. Emplea elementos sencillos para la lectura, como la formulación de listas, o hasta coloca citas inspiradoras que aporten más atractivo a tu mensaje global.
Por otra parte, es recomendable no emplear el uso de colores muy agresivos, o contrastes que dificulten la lectura. Se recomienda además que las imágenes que emplees se ajusten a tu mensaje, y al objetivo de ser inspirador para la audiencia.
Pero como ya te hemos dicho, la presentación no es más que una herramienta: la audiencia te prestará atención a ti. Por eso, tu lenguaje corporal a la hora de realizar la presentación es igual o más importante que el atractivo de la presentación en diapositivas. La manera en que hablas, o incluso en que mueves tu cuerpo o gesticulas, puede transmitir una gran confianza a tu audiencia.
No te preocupes, es común que tengas algo de nerviosismo, o que te preocupe equivocarte durante la presentación. La mejor forma de solventar estas pequeñas dificultades es practicar mucho tu expresión corporal. Incluso aunque cometieras algún fallo al hablar o al expresarte, si continúas con la presentación con fluidez y naturalidad, tus clientes se sentirán cómodos contigo de principio a fin.
Al fin y al cabo, la meta es comunicarte con tus clientes, conectarte con ellos, y no realizar una mera exposición oral donde explicar todo de memoria.
6. Debe ser consistente
Con esta presentación, querrías causar una impresión positiva en tu cliente sobre tu compañía, ¿verdad? Entonces, tu cliente debería percibir claramente a quién pertenece la presentación. ¿Cómo conseguirlo?
Entre los elementos que escojas para el diseño de la presentación, no pueden faltar los elementos imprescindibles de tu imagen corporativa. Entre ellos, el logotipo de tu compañía, los colores primarios y secundarios representativos de tu marca, la fuente escogida para tus diferentes formatos, y demás elementos que debes haber concretado anteriormente para la imagen corporativa de tu compañía.
Crear consistencia sobre tu marca causará mayor impacto en tus clientes, y hará que recuerden tu compañía por más tiempo. Y eso puede ser un gran beneficio para tu negocio, porque puedes convertirte en su principal solución de tecnología, para su compañía o bien para recomendarte a otros empresarios en búsqueda de la misma solución.
7. Debe ser flexible
Ya que has trabajado tanto en tu nueva presentación, ¿por qué no emplearla para futuras reuniones con posibles clientes?
Es altamente recomendable diseñar plantillas flexibles de presentación, que contengan todos los elementos fundamentales del diseño de la presentación (los elementos corporativos, fuentes, imágenes, estructuras de diapositivas, etc.) Así, en futuras, ocasiones, solo te tendrías que preocupar de colocar nuevo contenido, que se adapte a tus nuevos mensajes y a tus nuevos clientes.
Esto supone un gran ahorro de tiempo, que podrás destinar a realizar tareas más importantes. Al igual que te ayudará a crear consistencia de tu marca entre todos tus clientes.
Imágenes: Daniel Cheung | PopTech | Product School | Product School
